各部室：

为规范我校档案管理，确保2016年度文件材料系统、完整、及时、准确的立卷归档，请各部室将2016年工作中形成的具有保存价值的文件材料收集整理后，按照本通知的要求，向学校综合档案室移交、归档。具体通知如下：

一、归档移交范围

凡本部室在2016年度工作中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表等材料均属归档范围，归档必须以反映本部室主要职能活动和基本历史面貌的文件材料为重点，包括：

1.归档的文件材料的范围：

1）、文书档案

包括各级政府部门和机构下发的重要文件材料；本部室制发的各种文件材料；召开重要会议、举办重大活动等形成的通知、议程、方案、会议记录等文件材料；职能活动中形成的重要业务文件材料：重要的报告、重要问题的请示与批复、批示；年度计划总结、大事记、统计报表、各种数据汇总表；机构演变、人事任免；合同协议、资产登记；行政办公会议记录；各种重大政治、经济活动和突发事件形成的文件材料。

2)、专门档案

① 教学档案

包括春季、秋季各主体班次教学计划、学员名单、《结业鉴定表》、成绩册、论文成果汇编；上级下达的有关教学改革、发展规划、学制及教学管理等方面的指示、规定、重要通知文件；有关教学的规章制度、教学工作会议记录、调研报告、简报、总结；关于教学工作的重要请示、汇报材料及上级部门批复、复函；以及关于教学工作的各类统计报表（年度以上）等重要材料。

② 工程项目档案（包括基建文书档案和基建图纸）

3）、声像档案

反映各部室在不同时期重大活动（包括专项活动、重大工程项目建设）和校领导参加各类活动的照片、录像带、光盘、讲话录音等档案。

4）、实物档案

各部室获相关政府部门、机构表彰颁发的牌匾、锦旗、奖杯、证书及对外交流活动中互赠的纪念品。如需长期使用的实物，只需要移交照片或扫描件，原件由本部室自行保存，但要向综合档案室提出保存申请。

5）、电子文件档案

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在网络上传送的，具有参考和凭证价值的文件。凡是反映本部室工作活动具有保存价值的电子文件及其支持软件都属于归档范围。

2.不归档的文件材料的范围：

财务账目、账本、原始发票等材料和校办人事保密信息的档案不需移交归档（但部门其他收发文件等资料还需移交归档），由本部室自行保管。

二、 归档要求

1、移交资料应为原件，确实无原件的移交复印件，复制件要保持印章和领导签字等内容清晰可见，移交人要求在空白处手签“与原件一致”字样，并加盖校印（注意请勿遮盖复印件的内容）。资料移交前，各部室应将常用资料复制留存。

2、声像、实物档案请附上拍摄时间、地点、人物、主题等详细的文字说明，将所拍数码照片用U盘拷贝一并移交。

3、归档电子文件采用刻录在光盘上移交；各类型电子文件收集要求，在光盘外包装袋上贴上标识，注明移交部门、移交份数、移交人员、移交日期等信息。

4、所移交的文书档案时间范围以落款日期为准，即2016年1月1日至12月31日形成的；如有往年积存的材料，可按年度分门别类整理后一并移交。2017年1月1日后形成的材料不列入移交范围。

5、文件材料整理完毕后，请把《移交档案目录（清单）》（附件1）经移交人、部室负责人签字后一式两份一并移交，由专职档案员签收后，办公室主任作为监交人签字，再返还一张给移交部室保存。

6、请各部室安排兼职档案员做好文件档案收集、整理工作，统一移送专职档案员归档。专职档案员：庄丽杰 联系电话：2128161。 

三、归档时间

请各部室于2017年6月10日前将本部门需移交文件、材料明细列明清单（详见附表，同时提交电子版），由部门负责人审定后，交专职档案员复核。 

特此通知。 

附件：《移交文件资料目录清单》

中共珠海市委党校

                                    2017年5月20日

移交文件资料目录清单